Muitas empresas ainda têm a ideia de que a troca do seu escritório de contabilidade é um processo complexo, que requer trabalho e que só deve ser feito no início de cada ano.

A troca de contador, a priori, não gera trabalho ou aborrecimento para a empresa contratante. Atualmente, com todas as informações obtidas através de certificados digitais e por meio de integrações de sistemas, não há mais questão de má vontade do ex-escritório de contabilidade, sonegação de dados ou algo semelhante.

Qualquer problema que for encontrado, na verdade, será em benefício do cliente, que poderá acertar erros cometidos e passar a seguir o trâmite correto, evitando penalidades.

“O que ocorre algumas vezes é que o contador não exige tanto do cliente em relação a envio de informações da empresa, o que pode ser um problema para a contabilidade. Com um novo escritório, pode-se passar a cobrar dos clientes as informações todas para não ter problemas com o fisco”, diz Danielle Lacerda, gestora da área contábil da Múltipla Consultoria.

Muitas vezes isso ocorre por culpa da própria empresa que deixa de enviar as informações e o contador não cobra, mas isso pode ter consequencia no futuro. “A troca de contabilidade acaba sendo uma oportunidade para a empresa fazer uma checagem se tudo está certo. Muitas vezes só descobrem problemas nessa mudança”, diz Danielle.

É claro que isso não é regra, mas é bom que os clientes observem alguns aspectos em relação a sua contabilidade, para evitar surpesas:

• Há entrega de balancetes mensais?
• Os balancetes são acompanhados de análises da contabilidade para ajudar o entendimento da empresa?
• São enviados comprovantes de entrega das obrigações legais?
• Há envio de informações de mudanças ou de procedimentos para as obrigações com o fisco?
• Mensalmente são cobrados os documentos de caixa?
• Mensalmente são cobrados os extratos bancários das contas correntes e das aplicações financeiras?
• Há reuniões periódicas de fechamento com quem cuida da contabilidade?

Mudança pode se realizada em qualquer momento do ano

Outro ponto que precisa ser desmitificado é de que só pode trocar de contabilidade no início do ano para evitar problema. “Hoje não temos esse problema, é só combinar até onde vai a responsabilidade de um contador e quando começa a do outro. Se a empresa começa a partir de julho, o antigo contador tem que entregar as informações e obrigações até o mês de junho. Sem complicação”, explica a gestora da Múltipla Consultoria. O que sempre é importante é que se comece o contrato no início do mês, ficando a partir deste mês sob responsabilidade do novo escritório de contabilidade.

Danielle conta que a experiência na troca de contabilidade normalmente são tranquilas e que muitas vezes os clientes estranham é a mudança de processos e práticas. Ou seja, que uma empresa pode ter procedimentos e métodos diferentes da anterior, isso não quer dizer que uma seja boa e a outra não, mas tem uma adaptação em relação a isso por parte do cliente.

Algumas empresas tem um bom suporte de tecnologia e conseguem fazer integrações com várias ferramentas, o que pode causar uma economia de tempo para o cliente no recolhimento das informações, ou disponibilizam plataformas para troca de dados contábeis, o que garante maior segurança e diminui a possibilidade de perda de documentos. Esse tipo de procedimento, em vez da habitual “troca de e-mails”, já é uma grande diferença no dia-a-dia entre as partes.

“Esse tipo de mudança de cultura, de procedimento é que por vezes o cliente sente, mas isso não quer dizer que vá dar mais trabalho, e sim que as empresas de contabilidade atuam de formas diferentes”, finaliza Danielle.