Com alguma frequência vemos empresas de varejo pagando mais tributos do que deveriam, incluindo as optantes pelo Simples Nacional. Isso acontece porque muitas vezes deixam de parametrizar corretamente o Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) ou o sistema de emissão da Nota Fiscal Eletrônica de venda ao consumidor (NFC-e), conforme o caso.
Alguns produtos vendidos pelo varejo já tiveram os tributos pagos em etapas anteriores da cadeia de fornecimento. É o caso de ICMS pago na modalidade de Substituição Tributária (eletrônicos, material de construção etc.) e o PIS/COFINS monofásicos também pelo fabricante (cervejas, refrigerantes, cosméticos etc.).
No caso do ICMS-ST, o tributo foi pago pelo fabricante em adiantamento do imposto por toda a cadeia de fornecimento. Assim, a mercadoria já chega no varejo com o imposto inteiramente quitado, de maneira que na venda feita para o consumidor final não há nada a pagar.
No PIS/COFINS monofásico a lógica é similar: o tributo é pago pelo fabricante, e venda do produto não há nada mais a pagar. Há ainda os casos de redução de alíquota ou isenções, o que vale também para PIS, COFINS e ICMS. Alguns produtos possuem alíquota zero para esses tributos, ou são isentos, como, por exemplo, alguns itens da cesta básica como café, leite, açúcar, dentre outros. Essas situações diferenciadas devem ser tratadas no momento de oferecer o faturamento à tributação.
Não raro, por descuido, vendas de produtos isentos, com alíquota zero, ICMS-ST, ou PIS/COFINS monofásicos são misturadas às demais, e tributadas normalmente, pagando-se tributos em excesso. Como fazer para evitar esse desperdício? A melhor forma é atuar no faturamento, e não na apuração. É possível identificar os produtos de acordo com a sua tributação, e fazer essa parametrização no ECF, na NFC-e, ou até mesmo nas notas fiscais eletrônicas. Desse modo, o contador poderá importar o xml das notas fiscais já classificados. Claro, sempre é possível importar as notas para o sistema de apuração, e depois acertar manualmente; entretanto, será um trabalho mais demorado, custoso e sujeito a erros. Parametrizando os sistemas de emissão de documentos fiscais, tem-se o trabalho uma única vez, facilitando a segregação de receitas e uma correta apuração.
Existem empresas especializadas nesse tipo de parametrização, e mesmo a contabilidade pode auxiliar nesse procedimento. Para os que executaram os procedimentos de forma correta, recomenda-se uma revisão periódica, visto que novos produtos podem ter sido acrescidos ao mix de vendas, sem o correto cadastro. Um pequeno esforço pode gerar economias significativas.
