Pagar em dia seus fornecedores é muito importante na hora de negociar bons preços e boas condições de fornecimento de serviços e produtos. Mas gerir bem os seus compromissos a pagar não se resume a isso.

A falta de uma gestão eficiente das suas contas a pagar pode gerar diversos problemas dentro da sua própria empresa, como os itens que listamos abaixo.

Multas

Para muitos compromissos comuns às empresas, não há possibilidade de negociação em caso de atraso. E exatamente esses compromissos são os que costumam ter as multas mais pesadas.

A multa por atraso em impostos federais é de 0,33% por dia até o limite de 20%. Já para depósitos de FGTS em atraso é pago entre 5% e 10% dependendo se a guia em atraso foi paga dentro do mês de vencimento ou não. Já a multa em contratos de aluguel costuma ser de 10%.

Em todos esses casos será ainda acrescida a atualização monetária correspondente.

Retrabalho

Recalculo de guias de impostos, atualização de boletos e reagendamentos de pagamentos no banco são alguns exemplos de retrabalho gerados pelo inadimplemento de compromissos.

As multas e juros também devem ser registradas em lançamentos específicos na contabilidade, gerando mais trabalho no momento do registro das despesas.

Imprevisibilidade do fluxo de caixa

Só com um registro confiável e estruturado de todos os compromissos a pagar conseguiremos ter um histórico que nos permita controlar o calendário de pagamentos da empresa.

Esse histórico compilado por meses ou anos nos permite planejar o caixa necessário para cumprir a necessidade de caixa em determinadas semanas ou dias do mês.

É importante também prever recursos extras para pagamentos de décimo terceiro e seus respectivos encargos. O ideal para essas despesas sazonais é que você provisione mês a mês os necessário para pagamento anual.

É justamente nesses períodos de férias e dinheiro extra no bolso dos funcionários que o caixa costuma sofrer mais pressão.
Falta de indicadores

Ter processos confiáveis de registro e classificação de despesas é fundamental para que possamos medir indicadores importantes como margem operacional, custos fixos/receita, passivos acumulados de férias, décimo terceiro e rescisão, custos de pessoal/ receita entre outros.

Os indicadores tem um papel fundamental na gestão da empresa. Eles permitem que problemas sejam identificados antes de impactar o patrimônio da empresa, ou seja, antes do dinheiro acabar.

Conclusão

Uma boa gestão passa sempre por termos ferramentas e pessoas adequadas para execução e controle das tarefas. Além disso, uma boa dose de inteligência não pode faltar aos processos. Além disso, a preocupação com segurança deve estar sempre presente quando tratamos de qualquer processo financeiro.

Muitos empresários entendem profundamente dos seus ramos de negócio, mas não possuem o tempo e a expertise necessários para uma boa gestão do seus compromissos financeiros.

Terceirizar alguns dos processos administrativo financeiros pode ser uma alternativa interessante para essas empresas.